Usando a criptografia do Google Drive – um guia

Os dados são um grande negócio, tanto para as empresas que os geram quanto para os hackers que desejam acessá-los para ransomware ou simplesmente vendê-los pelo lance mais alto. Na verdade, o problema do hacking corporativo só está piorando. Em 2022, 1.802 empresas sofreram violações de dados, que afetaram mais de 422 milhões de pessoas só nos EUA.

Essas estatísticas podem fazer você se perguntar o quão forte é a criptografia na conta do Google Drive da sua empresa. Afinal, a criptografia é o escudo que desvia tentativas nefastas de acesso aos seus dados, por isso ela precisa ser forte. Este artigo explica como funciona a criptografia do Google Drive e o que você pode fazer para reforçá-la.

Criptografia padrão do Google Drive

O Google criptografa automaticamente todos os arquivos que você envia para o Google Drive. Ele também criptografa todos os arquivos criados no pacote Google Drive, como aqueles criados no Planilhas, Documentos ou Apresentações Google.

A empresa usa criptografia AES256 bits para essa finalidade, que significa “Advanced Encryption Standard (AES) 256”. Ele pide qualquer informação que passa por ele em blocos, que criptografa por meio de uma cifra para que o texto fique ilegível para quem não possui a chave da informação, ou seja, quem não tem acesso ao seu documento.

O Google implementa essa criptografia “em trânsito”, o que significa que ela é aplicada instantaneamente quando você faz upload ou cria um arquivo no Google Drive.

Como aplicar criptografia do lado do cliente ao Google Drive

Para muitos, o uso da criptografia AES256 bits é suficiente. É um padrão de criptografia de nível militar que alguns afirmam ser impenetrável, pelo menos contra hackers que usam métodos de força bruta. Mas isso não elimina a possibilidade de alguém obter acesso à chave necessária para descriptografar seus arquivos do Google Drive, como um funcionário insatisfeito que ainda sabe a senha. O que significa que você pode querer outra camada de criptografia.

O Google Drive fornece criptografia do lado do cliente.

Com a criptografia do lado do cliente, você criptografa os arquivos do Google Drive em nível local, complementando assim a proteção da criptografia AES256 bits padrão do serviço. Ao ativar a criptografia do lado do cliente no nível administrativo, você concede aos usuários a opção de decidir se criptografam seus arquivos localmente.

Você precisa ter uma conta do Google com privilégios de “superadministrador” para ativar a criptografia do lado do cliente. Supondo que sim, siga estas etapas:

1. Faça login em seu Administrador do Google console.
2. Localize o “Menu” (indicado por três linhas horizontais) e selecione “Segurança”.
   
3. Clique em “Acesso e controle de dados”, seguido de “Criptografia do lado do cliente”.
   
4. Role até “Aplicativos” e ative a criptografia para os aplicativos necessários do Google Drive.

Se você já configurou a criptografia do lado do cliente, especificamente na sua unidade organizacional principal, o Google Admin Console poderá perguntar se você deseja substituir essas configurações para o grupo em que está trabalhando. Selecione “Substituir” para fazer isso, escolhendo “Herdar” para fazer o grupo herdar as configurações que você tem em seu grupo pai ou “Salvar” para substituir as configurações do grupo pai pelas novas configurações.

Nota – Pode levar até 24 horas para que as alterações entrem em vigor. Depois que a criptografia do lado do cliente for ativada, seus usuários poderão criar, copiar, fazer upload e ajustar documentos criptografados por meio do Google Drive.

Criando arquivos criptografados no Google Drive

Com a criptografia do lado do cliente habilitada no nível de administrador, os usuários da sua organização podem criptografar arquivos à medida que os criam usando dois métodos.

Criptografar no nível do Google Drive

Siga estas etapas para criptografar arquivos via Google Drive:

1. Faça login em seu Google Drive conta.
   
2. Clique em “Novo +” no canto superior esquerdo da tela.
   
3. Mova o cursor sobre a seta ao lado do arquivo do Documentos, Apresentações ou Planilhas Google que você deseja criptografar.
   
4. Selecione “Documento/apresentação/planilha criptografada em branco”.
   
5. Crie na janela “Novo Documento Criptografado”.
   

Criptografar no nível do Documentos, Apresentações ou Planilhas Google

Você também pode criptografar documentos, slides e planilhas sem fazer login diretamente na sua conta do Google Drive:

1. Abra um arquivo do Documentos, Apresentações ou Planilhas Google.
   
2. Selecione “Arquivo” na parte superior da tela.
   
3. Destaque “Novo” e selecione “Novo Documento/Apresentação/Planilha Criptografada”.
   

Copiando arquivos criptografados no Google Drive

Você pode copiar arquivos criptografados do Google Drive, desde que esteja conectado a uma conta que tenha acesso à criptografia do lado do cliente:

1. Clique duas vezes ou clique com o botão direito no arquivo que deseja copiar.
   
2. Escolha “Fazer uma cópia”.
   

A cópia também é versátil, pois permite adicionar criptografia aos arquivos do Google Drive que ainda não a possuem ou remover a criptografia daqueles que a possuem. Após clicar duas vezes ou clicar com o botão direito em seu arquivo, selecione “Fazer uma cópia descriptografada” para remover a criptografia do lado do cliente do arquivo ou “Fazer uma cópia criptografada” para adicionar criptografia aos arquivos que não a possuem.

Fazendo upload de um arquivo criptografado para o Google Drive

A ativação da criptografia no lado do cliente permite que os usuários carreguem e criptografem arquivos anteriormente não criptografados de seus dispositivos locais:

1. Faça login em seu Google Drive conta.
   
2. Selecione “Novo +” na barra de navegação.
   
3. Destaque “Upload de arquivo” e selecione “Criptografar e fazer upload de arquivo”.
   
4. Escolha o arquivo que deseja enviar no diretório do seu dispositivo.
   

Adicionando criptografia a um documento existente do Google Drive

Você pode ter documentos existentes do Google Doc, Slide ou Sheet que deseja proteger ainda mais com criptografia do lado do cliente. O processo é simples, embora haja algumas ressalvas. Siga estas etapas para criptografar seu documento:

1. Abra o Documento, Slide ou Planilha Google.
   
2. Escolha “Arquivo” na barra de navegação, seguido de “Fazer uma cópia”.
   
3. Selecione “Adicionar criptografia adicional”.
   

Quanto às advertências – existem alguns recursos nos documentos do Google que precisam ser removidos ou perderão suas características dinâmicas quando você os criptografa.

Os recursos que a criptografia remove do documento incluem:

• Comentários
• Sugestões
• Campos de assinatura eletrônica
• Quaisquer intervalos protegidos

Quanto à perda de dinamismo, os seguintes recursos tornam-se estáticos na criptografia:

• Formulários de links
• Planilhas conectadas
• Lista de verificação
• Quaisquer gráficos, tabelas ou imagens incorporados no arquivo
• WordArt
• A maioria das funções de dados externos

Assim, seu documento perde um pouco de sua usabilidade, tornando a aplicação da criptografia do lado do cliente a um documento existente algo que você só deve fazer se estiver satisfeito com um documento estático.

Arquivos criptografados do Google Drive em dispositivos Android e iOS

Infelizmente, o Google Drive não oferece aos usuários de dispositivos Android e iOS a capacidade de criar, copiar ou fazer upload de arquivos criptografados do lado do cliente. Mas nem tudo são más notícias – você ainda pode baixar e visualizar arquivos criptografados em ambos os tipos de dispositivos.

No entanto, mesmo esse recurso não é perfeito. Os usuários de Android e iOS não podem acessar arquivos criptografados do Documentos, Apresentações ou Planilhas Google porque eles ainda não são compatíveis. Você só pode acessar tipos de arquivo compatíveis com o Google Drive, mas que não fazem parte do conjunto de ferramentas de criação de documentos do Google, como arquivos Microsoft Word e PDF.

Criptografia facilitada com o Google Drive

Você não precisa usar soluções alternativas complicadas de terceiros (embora a criptografia de terceiros seja possível) com o Google Drives. O aplicativo criptografa automaticamente tudo o que você cria ou carrega nele com criptografia AES256 bits, além de você poder ativar a criptografia do lado do cliente para proteção localizada. Ao combinar esses dois formatos de criptografia, seus documentos ficam protegidos contra intrusos maliciosos.

Agora estamos prontos para ouvir você. Você acha que as ferramentas de criptografia fornecidas pelo Google Drive são suficientes para proteger seus documentos? Você já teve problemas com pessoas acessando arquivos do Drive sem permissão? Conte-nos sobre isso na seção de comentários abaixo.